Yurt dışından gelen ilk sipariş, birçok üretici için heyecan verici bir adımdır. Ancak farklı bir ülkedeki alıcıyla çalışmak; farklı dil, mevzuat ve ticari alışkanlıklarla karşılaşmak anlamına da gelir. Bu farklılıklar, baştan netleştirilmediğinde teslim, ödeme ya da kalite konusunda anlaşmazlıklara yol açabilir.
Bu yazıda ihracat sözleşmelerinde ve distribütörlük ilişkilerinde genellikle dikkat edilmesi gereken temel noktaları genel bilgi düzeyinde ele alıyoruz.
Neden Yazılı ve Ayrıntılı Bir Sözleşme?
İhracatta taraflar arasındaki ilişki çoğu zaman bir teklif, bir e-posta yazışması ya da proforma fatura ile başlar. Bu belgeler önemli olsa da, bir sorun çıktığında tarafların hak ve yükümlülüklerini açıkça göstermeye her zaman yetmeyebilir.
Yazılı ve ayrıntılı bir sözleşme; ürünün ne olduğunu, nereye ve nasıl teslim edileceğini, ödemenin ne zaman ve nasıl yapılacağını, bir anlaşmazlık çıkarsa nasıl çözüleceğini önceden belirler. Böylece taraflar aynı şeyi anladıklarından emin olur.
Teslim Şekilleri: Incoterms'e Genel Bakış
İhracatta en sık karşılaşılan kavramlardan biri Incoterms'tür. Incoterms, Uluslararası Ticaret Odası (ICC) tarafından yayımlanan ve belirli aralıklarla güncellenen uluslararası teslim kurallarıdır. Bu kurallar; malın nerede teslim edilmiş sayılacağını, taşıma ve sigorta masraflarını kimin karşılayacağını ve riskin satıcıdan alıcıya hangi noktada geçeceğini tanımlar.
Sık duyulan bazı teslim şekillerine genel bir örnek olarak şunlar verilebilir:
- EXW (İş Yerinde Teslim): Satıcı malı kendi iş yerinde alıcının kullanımına hazır hale getirir; sonrasındaki süreç büyük ölçüde alıcıya aittir.
- FOB (Gemide Teslim): Deniz taşımacılığında kullanılır; mal, yükleme limanında alıcının belirlediği gemiye yüklendiğinde teslim edilmiş sayılır.
- CIF (Masraflar, Sigorta ve Navlun): Satıcı, varış limanına kadar navlun ve sigortayı üstlenir; ancak risk, mal yükleme limanında gemiye yüklendiğinde alıcıya geçer.
- DAP (Belirlenen Yerde Teslim): Satıcı malı, alıcının ülkesinde belirlenen yere kadar getirir; malın boşaltılması ve ithalat işlemleri genellikle alıcıya aittir.
Her teslim şeklinin taraflara yüklediği masraf ve risk farklıdır. Sözleşmede kullanılan teslim şeklinin, teslim yerinin ve esas alınan Incoterms sürümünün açıkça yazılması, ileride "masrafı kim ödeyecekti?" tartışmalarının önüne geçer.
Teslim şeklini konuşurken sorulabilecek sorular
Hangi teslim şeklinin uygun olduğu her işin koşullarına göre değişir. Görüşmelere hazırlanırken şu sorular, tarafların aynı şeyi anlamasına yardımcı olabilir:
- Taşımayı kim organize edecek ve taşıma şirketiyle kim anlaşacak?
- Mal yolculuk sırasında zarar görürse sigorta kimin sorumluluğunda olacak?
- İhracat ve ithalat gümrük işlemlerini kim yürütecek?
- Mal hangi noktada, hangi belgeyle teslim edilmiş sayılacak?
- Yükleme ve boşaltma masrafları kime ait olacak?
Ödeme Şekilleri
Ödeme şekli, ihracatta satıcı ile alıcı arasındaki güven ve risk dengesini doğrudan etkiler. Uygulamada sık karşılaşılan ödeme şekilleri genel olarak şöyle özetlenebilir:
- Peşin ödeme (avans): Alıcı, mal gönderilmeden önce ödemenin tamamını veya bir kısmını yapar.
- Mal mukabili (açık hesap): Mal önce gönderilir, ödeme sonradan ve kararlaştırılan vadede yapılır.
- Vesaik mukabili: Malı teslim almaya yarayan belgeler, bankalar aracılığıyla ödeme veya ödeme taahhüdü karşılığında alıcıya verilir.
- Akreditif: Alıcının bankası, belirli şartlar ve belgeler sağlandığında satıcıya ödeme yapmayı taahhüt eder.
Sözleşmede ödeme şeklinin yanı sıra para birimi, vade, gecikme halinde ne olacağı ve banka masraflarının kime ait olduğu da açıkça yer almalıdır.
Uyuşmazlık, Uygulanacak Hukuk ve Yetkili Mahkeme veya Tahkim
Hiçbir taraf bir anlaşmazlık beklemek istemez; ancak sözleşme tam da bu ihtimal için yazılır. Bu nedenle şu konuların sözleşmede açıkça düzenlenmesi önemlidir:
- Uygulanacak hukuk: Bir anlaşmazlıkta hangi ülkenin hukukunun esas alınacağı.
- Yetkili mahkeme veya tahkim: Anlaşmazlığın hangi ülkenin mahkemelerinde mi yoksa bir tahkim yoluyla mı çözüleceği; tahkim seçilecekse yeri ve kuralları.
- Sözleşmenin dili: Sözleşme birden fazla dilde hazırlanıyorsa, farklılık halinde hangi metnin esas alınacağı.
Bu maddeler belirsiz bırakıldığında, asıl anlaşmazlığa geçilmeden önce "hangi mahkeme, hangi hukuk?" sorusu uzun ve masraflı bir tartışmaya dönüşebilir.
Distribütör Sözleşmelerinde Dikkat Edilecekler
Bir ülkede ürünlerinizi düzenli olarak satacak bir distribütörle çalışmak, tek seferlik bir satıştan farklıdır. Uzun süreli bir ilişki kurulduğu için şu konuların baştan netleşmesi gerekir:
- Bölge ve münhasırlık: Distribütörün hangi ülke veya bölgede satış yapacağı ve bu bölgede tek yetkili olup olmayacağı.
- Süre ve fesih: Sözleşmenin süresi, nasıl yenileneceği ve hangi durumlarda sona erdirilebileceği.
- Satış hedefleri: Belirli bir performans beklentisi olup olmadığı ve karşılanmazsa ne olacağı.
- Fiyat ve ödeme koşulları: Fiyatların nasıl belirleneceği ve ne zaman güncellenebileceği.
- Marka ve tanıtım: Distribütörün markayı nasıl kullanabileceği, tanıtım faaliyetlerinin kime ait olduğu.
- Sözleşme sona erdiğinde: Elde kalan stokların ve müşteri ilişkilerinin ne olacağı.
Gözden Kaçmaması Gereken Diğer Maddeler
- Ürün tanımı ve kalite: Ürünün teknik özellikleri, kalite standartları ve kontrol yöntemi.
- Ambalaj ve etiketleme: Hedef ülkenin beklentilerine uygun ambalaj ve etiket bilgileri.
- Belgeler: Fatura, menşe belgesi, analiz raporu gibi hangi belgelerin kim tarafından hazırlanacağı.
- Mücbir sebep: Tarafların kontrolü dışındaki olağanüstü durumlarda yükümlülüklerin nasıl etkileneceği.
- Ayıplı mal ve iade: Kusurlu bir ürün teslim edilirse bunun nasıl bildirileceği ve çözüleceği.
Sonuç
İyi hazırlanmış bir ihracat sözleşmesi, taraflar arasındaki güvenin yerine geçmez; ancak bu güveni sağlam bir zemine oturtur. Teslim, ödeme ve uyuşmazlık konuları baştan netleştirildiğinde taraflar enerjilerini anlaşmazlıklara değil, işi büyütmeye ayırabilir.
Dış pazarlara açılma sürecinde satış kanallarınızı ve sözleşme süreçlerinizi birlikte planlamak isterseniz, MEYSA olarak yanınızda olabiliriz.